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# EML-Dokumente am Vertrag anzeigen und verwalten

Wenn Sie Vertragskorrespondenz als E-Mail-Datei (**.eml**-Format) zum Vertrag hinzufügen, zeigt ContractHero diese direkt im Dokument-Bereich als **Vorschau** an — Sie sehen Absender, Empfänger, Betreff, Datum und Nachrichtentext, ohne die Datei separat in Outlook oder einem E-Mail-Client öffnen zu müssen.

## Ihr Vorteil

Vertragsverhandlungen, Nebenabreden und wichtige Klärungen passieren häufig per E-Mail. Wenn diese Mails am Vertrag hängen, brauchen Sie sie auch direkt im Vertragsmanagement — nicht als externe Datei, die niemand öffnen mag:

* **Vertrags-Historie an einem Ort.** Mails, PDFs und Nachträge liegen gemeinsam beim Vertrag, nicht verstreut in mehreren Systemen.
* **Schneller Zugriff im Audit.** Auditor:innen sehen sofort, was zu einem Vertrag verhandelt wurde — ohne fremden E-Mail-Account öffnen zu müssen.
* **Reibungslose Weitergabe.** Externe Berater oder Wirtschaftsprüfer können die E-Mail-Kette lesen, ohne `.eml`-Dateien selbst öffnen zu müssen.

## So funktioniert's

### 1. E-Mail als .eml-Datei speichern

In Outlook: Mail markieren → **Datei → Speichern unter** → Format **.eml** wählen. Andere Mail-Clients (Apple Mail, Thunderbird, Gmail-Export) bieten meist eine ähnliche Funktion. `.eml` ist das offene Standard-Format und wird von ContractHero direkt als Vorschau gerendert.

### 2. Datei in ContractHero hochladen

Öffnen Sie den Vertrag → **Dokumente**-Bereich rechts → **„+ Dokument hinzufügen"** → Datei per Drag-and-Drop in den Upload-Bereich ziehen oder klicken, um sie auszuwählen → **Importieren**.

> **Hinweis:** Der Upload-Dialog listet in der Format-Beschreibung „PDF-, Word-, Excel-, Bild- und PowerPoint-Formate". `.eml` wird dort nicht explizit erwähnt, das Format funktioniert aber. Der Upload läuft ohne Warnung durch.

### 3. Vorschau wird automatisch erstellt

Die `.eml`-Datei erscheint in der Dokument-Liste mit dem Format-Hinweis **EML**. Klicken Sie auf das Dokument, erscheint rechts die Vorschau mit vier Kopf-Feldern:

* **Von** — Absender-Adresse
* **An** — Empfänger-Adresse
* **Betreff** — Mail-Betreff
* **Datum** — Zeitstempel der Mail

Darunter folgt der **Nachrichtentext im Klartext**. Der Wechsel zwischen den Dokumenten des Vertrags läuft über die Pfeil-Navigation oben rechts (**„Dokument N / M"**) — identisch zur PDF-Anzeige.

## Typische Anwendungsfälle

* **Verhandlungs-E-Mails** zum Hauptvertrag dokumentieren — wer hat wann was zugesagt?
* **Klärungs-Mails** mit dem Vertragspartner — Klarstellungen, die nicht im Vertrag selbst stehen.
* **Eingehende Bestätigungen** (z. B. Versicherer, Bank) als Beleg am Vertrag hinterlegen.
* **Kündigungs-Mails** und deren Eingangsbestätigungen — wichtig für Fristen und spätere Audits.
* **Übergaben bei Verantwortungswechsel** — der Nachfolger sieht die volle Kommunikation, nicht nur die finalen Dokumente.

## Was die Vorschau (aktuell) zeigt — und was nicht

Ehrlich zu den Grenzen des Features, damit Sie nicht enttäuscht sind:

* **Nur Von und An im Header.** CC- und BCC-Empfänger werden im Vorschau-Header **nicht** angezeigt. Wenn diese für die Nachvollziehbarkeit wichtig sind, sollten Sie die Original-Mail zusätzlich aufheben oder den Vorgang im Kommentar-/Aktivitätsbereich vermerken.
* **Datum im technischen Format.** Das Datum erscheint in der Vorschau derzeit im ISO-Zeitstempel-Format (z. B. `2026-05-20T12:32:17.000Z`), nicht in einer lokalisierten Darstellung. Der Inhalt stimmt, die Anzeige ist nur unformatiert.
* **Textkörper im Klartext.** Der Nachrichtentext wird als Reintext gerendert. HTML-Formatierung, Inline-Bilder oder komplexe Newsletter-Layouts erscheinen **nicht** im ursprünglichen Design — der Textinhalt bleibt aber lesbar.
* **Anhänge der E-Mail.** Ob Anhänge einer `.eml`-Datei separat angezeigt oder heruntergeladen werden können, hängt von der Datei-Struktur ab. Bei kritischen Anhängen empfehlen wir, diese zusätzlich als eigenes Dokument am Vertrag zu hinterlegen.

## Häufige Fragen

### Welche Mail-Formate werden unterstützt?

Die zuverlässige Vorschau funktioniert mit **.eml**-Dateien — dem Standard-E-Mail-Format. `.msg` aus Outlook (proprietär) haben wir nicht getestet und die Vorschau ist dafür nicht garantiert — konvertieren Sie eine `.msg` bei Bedarf zuvor nach `.eml` (Outlook: „Speichern unter" → `.eml`).

### Kann die KI-Vertragsanalyse Daten aus `.eml`-Mails extrahieren?

Die KI-Analyse ist auf Vertragsdokumente optimiert. `.eml`-Mails dienen primär der **Dokumentation und Beweissicherung**, nicht der automatischen Datenextraktion.

### Sind die Mails datenschutzkonform abgelegt?

Sobald Sie eine `.eml`-Datei zum Vertrag hochladen, gilt die gleiche Sichtbarkeits-Logik wie für alle anderen Vertragsdokumente: Wer den Vertrag sehen darf, sieht auch die angehängten Mails. Achten Sie bei sensiblen Inhalten darauf, dass die Vertrags-Berechtigungen entsprechend gesetzt sind.

### Kann ich `.eml`-Dateien aus dem Outlook-Import automatisch ablegen?

Der Outlook-Import speichert das **Anhang-PDF des Vertrags** im neuen Vertrag. Wenn Sie zusätzlich die E-Mail selbst archivieren wollen, laden Sie die `.eml` separat als Dokument hoch (siehe Verwandte Artikel zum Outlook-Import).

### Warum steht das Datum im ISO-Format und nicht als „20.05.2026"?

Aktuell rendert die Vorschau den technischen Zeitstempel aus dem E-Mail-Header 1:1. Eine lokalisierte Darstellung ist auf der Feature-Roadmap — der Inhalt ist aber vollständig und korrekt.

### Wie groß darf eine `.eml`-Datei sein?

Es gelten die gleichen Größen-Limits wie für andere Dokumente. Der Upload-Dialog nennt einen Bereich von **bis zu 50 Dateien** pro Upload und **256 MB** — bei sehr großen E-Mail-Threads kann das Laden der Vorschau ein paar Sekunden dauern.

### Wo wird EML in der Dokument-Liste erkennbar?

In der Dokument-Liste rechts erscheint neben dem Dateinamen der Format-Hinweis **EML** — analog zu **PDF**, **DOCX** etc. So sehen Sie auf einen Blick, welche Dokumente Mails sind und welche Vertragstexte.

## Gut zu wissen

* **`.eml` ist ein offener Standard.** Im Gegensatz zu `.msg` (Outlook-proprietär) ist `.eml` ein dokumentierter, plattformübergreifender Standard. Für Archivierungs- und Compliance-Zwecke ist `.eml` daher die robustere Wahl.
* **Vor dem Upload personenbezogene Daten prüfen.** Mails enthalten oft persönliche Daten (Signaturen, private Telefonnummern). Bevor Sie sie für eine breite Lesergruppe sichtbar machen, einen kurzen Sichtcheck einplanen.
* **Klare Benennung spart Folge-Suchen.** „Verhandlung_Klausel-5_2026-03.eml" ist hilfreicher als „RE: AW: WG: Vertrag.eml". Sie selbst und Ihre Kolleg:innen finden den Mail-Thread später schneller.
* **Bei juristisch relevanten Mails: zusätzlich als PDF.** Wenn die Mail vor Gericht verwertbar sein soll, empfehlen wir zusätzlich einen PDF-Druck der Mail zu speichern — der ist universal lesbar, auch wenn ein Mail-Client nicht zur Hand ist. Auch CC-Adressen und HTML-Formatierung bleiben so erhalten.
* **Format-Angabe im Upload-Dialog ist unvollständig.** Der Upload-Dialog listet in seiner Format-Beschreibung EML aktuell nicht explizit — das Feature funktioniert trotzdem. Die UI-Copy hinkt hier dem Feature-Umfang hinterher.

## Sie nutzen dieses Feature noch nicht oder möchten es ausbauen?

Ihr Customer Success Manager zeigt Ihnen, wie Sie `.eml`-Dokumente sinnvoll in Ihren Vertrags-Workflow integrieren — 15 Minuten reichen meistens. Sprechen Sie uns über den Webchat oder per E-Mail an **support@contracthero.com** an.

## Verwandte Artikel

* [Import von Verträgen via Outlook E-Mail in ContractHero](https://support.contracthero.com/de/article/import-von-vertragen-via-outlook-e-mail-in-contracthero-ezogaq/)
* [Wie können Verträge per E-Mail hochgeladen werden?](https://support.contracthero.com/de/article/wie-konnen-vertrage-per-e-mail-hochgeladen-werden-qe314u/)
* [Welche Funktionen sind auf der Übersicht bzw. der Vertrags-Hauptseite verfügbar?](https://support.contracthero.com/de/article/welche-funktionen-sind-auf-der-ubersicht-bzw-der-vertrags-hauptseite-verfugbar-1qo0rjv/)